“Training Metrics”. Cómo medir la eficacia de la Formación.

“Training Metrics”. Cómo medir la eficacia de la Formación

El objetivo de la medición es garantizar que la acción se desarrolla acorde a lo previsto y se producen los resultados esperados a nivel individual y organizativo

Antonio Peñalver, profesor del Máster en Administración y Dirección de Recursos Humanos, reflexiona sobre la actual capacidad formativa de las organizaciones y la medición de su eficacia.

En un momento de crisis económica como el actual, las áreas de Recursos Humanos han de contribuir a la obtención de negocio de manera relevante dado el impacto que tienen los costes de personal en la cuenta de resultados, así como la labor que tienen en la implicación, adecuación y compromiso de los empleados. En especial, los departamentos de Formación se ven significativamente implicados, por una parte, al ser una inversión variable en Capital Humano y, por otro lado, por la labor que tienen para impulsar cualitativamente a las Personas.

La función de Formación debe poner a disposición de la Organización métodos, sistemas, herramientas, etc., en su rol de Consultor y Facilitador, para que se produzca el proceso aprendizaje y se alcancen los objetivos de negocio y rentabilidad esperados. De ahí que muchos Consejos de Administración se pregunten si realmente es rentable invertir en Formación.

La respuesta, desde un punto de vista intelectual puede ser fácil, pero para los profesionales pragmáticos “lo que no son cuentas son cuentos”. Por ello, se pide ratios objetivos de medida de la eficacia formativa.

Hace tiempo, en una Convención de Directivos del Grupo Santander, Ángel Corcóstegui, refiriéndose a la actividad de formación dijo que “todo lo que no se puede medir no existe”. Tal vez, eso sea excesivo cuando hablamos de Capital Intelectual, pero, podemos convenir al respecto, como decía Peter Drucker, que “todo lo que no se puede medir no se puede gestionar”.

Donald L. Kirkpatrick, en su libro “The Four Levels”, daba las siguientes claves para medir la eficacia de la Formación: justificar la existencia del departamento de formación al mostrar como su actividad contribuye a los objetivos y resultados organizativos, decidir si tienen que continuar o modificarse los programas de formación en curso y disponer de información para mejorar futuras acciones formativas”.

Por ello, los modelos de medición de la eficacia formativa han de responder en su origen a dos preguntas claves:

  • ¿Qué es la Medición de la Formación? Apreciar la marcha de la actividad formativa y conocer su impacto en los usuarios y la organización.
  • ¿Por qué se ha de Medir la Formación? Para garantizar la Eficiencia de la Formación en términos de: Calidad de la Actividad Formativa;  Impacto en los Resultados esperados

En la reciente master class, titulada “Training Metrics”. Cómo medir la eficacia de la Formación, impartida en Bureau Veritas Business School y como ya he planteado en otros seminarios y publicaciones, propongo cuatros Ejes de Medición de la Formación: Objetivos formativos,  Ámbitos y niveles de Formación, Herramientas de Medición y Certificación de la Formación.

I.- Los Objetivos de Formación, con el fin de dar coherencia todo el modelo de negocio y gestión de Recursos Humanos de la Compañía, han de concretarse en Competencias de desarrollar,- sobre todo conocimientos, habilidades y actitudes a desarrollar. Y todo ello, a los diferentes niveles de objetivos que se persigan: facilitar la adecuación apuesto, promover altos niveles de desempeño, desarrollar talento y/o conseguir transformar la organización.

II.- Existen dos diferentes Ámbitos de Medición de la Formación:

  • “Actividad Formativa”. En  relación con los “in puts” y operaciones de la gestión formativa. Es decir, el Esfuerzo realizado con la actividad formativa. Aquí se pone el en la Calidad de la Formación, acorde con los objetivos pedagógicos plateados.
  • “Resultados Formativos”.  En relación con los “out puts” de la gestión formativa. Aquí se pone el  foco en los impactos de la formación desarrollada, acorde con los objetivos.

Trabajar en ambos ámbitos, nos ayudará a medir Eficiencia de la Formación.

Por ello, la verdadera medición de la Formación comienza en las fases de planificación y diseño de las acciones formativas. El objetivo de la medición es garantizar que la acción se desarrolla acorde a lo previsto y se producen los resultados esperados a nivel individual y organizativo. En las fases de planificación y diseño formativo se concretan los objetivos a conseguir, (en base a las estrategias pedagógicas que se van a seguir), y se concretan (junto con el cliente) los indicadores cuantitativos y cualitativos que serán medidos como control y garantía de resultados

Luego, en la fase de evaluación y seguimiento de la actividad formativa, será cuando se puedan evidenciar los resultados reales de formación.

Siguiendo las tesis de Kirkpatrick y Phillips, existen cinco niveles de evaluación de los resultados de la actividad formativa:

  1. Satisfacción ó Reacción. Mide cómo reaccionan los participantes (y los formadores) sobre la acción formativa. Mide la “Satisfacción del Cliente”.
  2. Conocimientos  y  Habilidades. Es decir, el Aprendizaje. Mide el desarrollo de competencias (conocimientos, habilidades, actitudes…) adquirido inmediatamente después de la acción formativa. Se pone el foco en el “grado de retención formativa”.
  3. Aplicabilidad o Desempeño del puesto de trabajo. Mide los cambios en el desempeño laboral como consecuencia de la acción formativa; tanto a nivel individual como grupal. Se centra en la repercusión de la formación en la organización.

En este nivel de medición, encontramos dos aproximaciones de trabajo:

  • “Aproximación Genérica”. Se trata, normalmente, de una encuesta abierta a jefes y a veces, a una muestra representativa de participantes, a los tres o seis meses de haberse realizado la acción formativa. Esta evaluación, esta relación con la acción formativa pasada, ¿ha apreciado una aplicación al desempeño de lo tratado  (alto, medio o bajo) y que aspectos (comentarios abiertos)?… Solo se profundiza cuando los resultados son negativos.
  • “Aproximación Específica”. Se trata de hacer una selección de acciones, según criterio ABC,  en relación con el impacto en negocio y/o número de participantes de la acción formativa, para medirlas a los tres o seis meses. Utilizándose criterios rigurosos de assessment de resultados y comportamientos concretos esperados en el desempeño del puesto (en relación con los objetivos del cursos y su contenido)
  1. Impacto en el Negocio o Resultados Económicos. Aquí se establece la relación final entre la actividad formativa y la mejora de resultados de negocio. Parte del principio de que eldesempeño agregado ha de traducirse en mejora de una variable predefinida y que guarda relación con los objetivos del programa formativo. Admitimos la hipótesis que si hago A se producirá B. Para ello, hemos de manejar la información al inicio del programa  para poder aislar los efectos y determinar claramente una relación causa-efecto entre el programa y el cambio en la variable que se desea impacta (de forma cuantitativa)
  2. Rentabilidad o ROI (Retorno de la Inversión) de la Formación. En este nivel, reservado para acciones formativas de gran calado, se trata de conocer la rentabilidad económica de la inversión realizada en una actividad formativa, mediante la siguiente formula de trabajo:

Aquí, como en el nivel de medición anterior, la clave está en poder definir de forma fehaciente de cuál es el valor que espera el cliente interno con la acción formativa, así como el total invertido en dicha acción formativa.

III.- Elegir las Fuentes y Técnicas de Medición de la Formación es relevante para garantizar una adecuada Calidad de la Medición de la Formación.

Son variadas las Fuentes de Medición de la Formación que podemos utilizar en función de los actores organizativos implicados y los niveles de medición de actividad y resultados en el que trabajemos.

Por otro lado, las Técnicas de Medición de la Formación a elegir también son variadas, y fluctúan en su efectividad, en función de los objetivos de competencias a desarrollar que nos hayamos planteado.

IV.- La Certificación de la Formaciónes el estadio paraaportar consistencia al modelo (o programa) de formación a lo largo de todo el proceso de identificación, gestión y evaluación de las acciones desarrolladas, así como para acreditar el aprovechamiento de la formación a nivel de aprendizaje y transferencia al puesto como garantía interna y externa de calidad y profesionalidad. Todo ello, enmarcado en la filosofía de “Universidad Corporativa” que ha de regir la organización de la función de Formación.

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