Sistemas de gestión y su integración: ¿elección u obligación?

Sistemas de gestión y su integración: ¿elección u obligación?Nuestra Coordinadora del Máster en Gestión de la Calidad y la Excelencia en las Organizaciones de  Bureau Veritas Formación, Lorena Bermúdez, nos habla en este post sobre los sistemas integrados de gestión.

Desde que la ISO 9001 echó a andar allá por 1987, son varios los sistemas de gestión que han ido germinando en los distintos ámbitos.

Esto ha ocasionado que en la actualidad nos encontremos con variedad de normas que regulan los diferentes aspectos de los sistemas de gestión. Por citar algunos:

  • ISO 9001, para la Gestión de la Calidad.
  • ISO 14001, para la Gestión Medioambiental.
  • OHSAS 18001, para la Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
  • ISO 27001, para la Seguridad de la Información.
  • ISO 22000, para la inocuidad alimentaria.

Ante tal emborrachamiento de estándares, son varias las dudas que pueden surgir a alguien que se inicie en estos momentos en la materia. A ello trataré de dar respuesta en este post.

¿Las organizaciones tienen obligación de aplicar estas normas? ¿Algunas sí, otras no? ¿De qué depende?

En principio la aplicación de estas normas a las que estoy haciendo referencia, son de carácter voluntario, salvo que la Administración competente las haga de obligado cumplimiento mediante ley, decreto, reglamento, o exija su cumplimiento en determinados tipos de proyectos.

Cabe destacar también que puede darse el caso de que sea el cliente quien lo establezca como requisito. Por ejemplo son muchas las organizaciones que fijan este criterio de cara a seleccionar a sus proveedores.

Si deseo implantar en mi organización más de un Sistema de Gestión, ¿por cuál debo comenzar?

La respuesta es sencilla: por aquel o aquellos que más le interese a la organización.

Si bien es cierto que (bien sea por su antigüedad o por su carácter general) la mayoría de las empresas han ido creciendo de la mano de la ISO 9001, la realidad es que no todas tienen la misma actividad ni los mismos intereses. Así pues, todo dependerá de las circunstancias particulares de cada organización y de su estrategia.

Por ejemplo una papelera, dado el gran componente medioambiental al que está sujeta, puede resultarle interesante comenzar con un sistema de gestión medioambiental. Una siderúrgica quizás inicie con un sistema de prevención de riesgos laborales. Y un bufete de abogados, quizás por un sistema de gestión de la calidad. O quizás no. Insisto, dependerá de sus propios intereses.

En cualquier caso hay que tener muy presente que debería ser una decisión meditada y tomada desde la Alta Dirección.

¿Cómo pueden convivir en una organización, distintos sistemas de gestión? ¿Estos deben ser independientes, o dadas las similitudes existentes, pueden integrarse?

Nuevamente a este respecto no hay nada escrito. Hay empresas que disponen de sistemas de gestión implantados y funcionando perfectamente de forma independiente, y otras que se han decantado por la integración. Ambas medidas son correctas, pues en definitiva, de lo que se trata es de que cada empresa se sienta cómoda con su/s sistema/s, y sea/n fiel reflejo de su correcta forma de actuar.

Muchas empresas han comenzado con la planificación, desarrollo e implantación de un primer sistema, al cual posteriormente y de forma natural le han ido incorporando otros sistemas, bien de forma independiente, bien integrando los nuevos requisitos a los ya existentes.

Otras sin embargo, directamente han comenzado a desarrollarlos e implantarlos de forma integrada.

La experiencia lo que ha puesto de manifiesto, es que muchos de estos sistemas comparten requisitos y similitudes, y es por ello que se hace más sencillo iniciar el proceso desde la integración, permitiendo no solo unificar los sistemas que las gestionan, sino también los procesos que los soportan así como las actividades que componen los procesos.

Entre otras, esta situación es la que ha desencadenado que estas normas, a priori independientes entre sí, hayan entrado en un proceso de renovación, en muchos casos profunda, que concluirá entre 2015 y 2016 y que facilitará la gestión e integración de estos sistemas.

¿Cómo se debe llevar a cabo la integración?

Etapas integración sistemas gestiónNo me extenderé mucho en esta cuestión, pues es un tema que da para escribir un libro.

En realidad no hay una receta única. Debemos tener claro que cada organización debería adaptar los requisitos de las normas a su cultura y modo de operación, de tal modo que no cabría encontrarnos con dos sistemas de gestión iguales.

En cualquier caso, os dejo, en la imagen que ilustra este post, un sencillo esquema que condensa las etapas que en mayor o menor medida considero que las empresas deberían seguir, y que no es más que una versión del archiconocido ciclo PDCA de Deming.

Con este post, he pretendido dar algo de luz a esas dudas iniciales que pueden aflorar en una empresa al hablarle por primera vez de los sistemas de gestión y de su integración. Luz que permita hacer ver entre otras cosas, el amplio abanico de posibilidades que se abre en este campo.

Pero sin lugar a dudas, a medida que se profundice en ello, surgirán nuevas ideas e incertidumbres. Afortunadamente para apoyarnos en todo el proceso contamos con normas, que pueden ayudarnos a iniciar y conducir nuestro sistema de gestión integrado. Tal es el caso de la norma española UNE 66177, o de la británica PAS 99. Pero esto ya lo dejamos para otro post.

A todos los que se inicien en estos temas: ¡mucho ánimo y grandes éxitos!

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