La Profesora del Máster en Gestión de la Calidad y la Excelencia en las Organizaciones de Bureau Veritas Formación, Eva Gómez, nos habla en este post sobre la integración de los Sistemas de Gestión.
Hace unos días leí una comparativa que me pareció muy buena para entender qué es esto de la integración de sistemas de una forma sencilla. Decía algo así como que, la integración de sistemas desempeña el mismo papel en las empresas que un traductor que ayuda a comunicarse y a entenderse a personas que hablan distintos idiomas. ¡Y es cierto!
La integración de sistemas, más allá de definiciones y tecnicismos, es una herramienta fundamental que tienen las organizaciones para favorecer y potenciar la comunicación y las sinergias entre los distintos Sistemas de Gestión que pueden convivir en ella, y en consecuencia, se evitan malentendidos, duplicidades, se optimizan recursos y costes.
Hace 15 ó 20 años, cuando solo habitaban dos personas en la casa, ISO 9001 e ISO 14001, era relativamente fácil ese entendimiento pues son dos normas que a pesar de tener objetivos distintos, tuvieron desde el principio muchos puntos en común, y de hecho, cada vez se parecen más.
Seguramente estaréis al tanto de que en 2015 está previsto que salgan las últimas versiones de estas Normas, y por lo que sabemos, ISO pretende favorecer aún más si cabe su integración. Pero bueno, este es ya otro tema.
La cuestión es que, a medida que han pasado los años, la casa se ha ido llenando de más gente, de más normas que establecen requisitos para desarrollar Sistemas de Gestión sobre temáticas diversas. Ahora hay normas para todo: Responsabilidad Social Corporativa (RSC), seguridad de la información, I+D+i, cadena de suministro, productos sanitarios, inocuidad alimentaria, etc.
Las organizaciones de hoy, pueden ser verdaderas Torres de Babel, si no hay una herramienta que relacione esos sistemas y ayude a gestionarlos como si de uno solo se tratase, y ahí la integración de sistemas juega un papel fundamental.
Así que, cuando hablamos de Sistema Integrado de Gestión, ya no solo nos referimos a Calidad, Medio Ambiente y Prevención. Se ha abierto tanto la horquilla que hay tantos sistemas integrados como empresas los desarrollen, pues dependiendo del sector al que pertenezca cada empresa, puede tener una combinación de normas implantadas u otra.
De todos modos, afortunadamente, todas las normas se asientan en los mismos pilares fundamentales y eso favorece las relaciones entre ellas:
- Compromiso y liderazgo de la Dirección, clave para lograr el éxito.
- Búsqueda de la satisfacción de los stakeholders: clientes, personal, accionistas, y toda la sociedad en general.
- Proyecto dinámico, se trabaja en aras de la innovación y mejora continua.
- Planteamiento de acciones preventivas. Es fundamental actuar antes de que ocurran los fallos.
- Sistema medible, dado que lo que no se puede medir, no se puede controlar.
- Implicación y formación del personal. El personal debe tener las competencias necesarias para asegurar que las actividades se desarrollen de forma adecuada.
- Análisis del ciclo de vida de los productos, los servicios y los procesos.
- Establecimiento de un sistema documental: política, objetivos, procedimientos, instrucciones y registros.
- Mediciones y seguimiento o monitoreo de procesos, actividades y tareas, para controlar aquellos resultados o procesos que no satisfacen las especificaciones.
- Evaluación del desempeño del sistema a través de auditorías internas.
- Revisión del sistema de forma periódica por parte de la Dirección.
Por tanto, una organización que, por las razones que sean, tenga varias normas implantadas debe buscar las relaciones existentes entre ellas, e integrar sus Sistemas de Gestión; porque solo así podrán disfrutar de una innovación, una mejora y un aprendizaje continuos, provocando un desarrollo empresarial sostenible.
Dicho de otra forma, la integración de sistemas contribuye a la eficacia y eficiencia de la organización en el logro de sus objetivos.
Y es que ya lo dice el refrán, ¡la unión hace la fuerza!
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Es cierto y muy valedero tu aporte, los sistemas de Gestión incluso generan la posibilidad de fortalecerse unos a otros haciéndolos más efectivos y eficaces pues se pueden orientar desde una misma dependencia la cual les agrupa y les orienta al mismo ritmo, para las empresas u organizaciones es muy saludable trabajarlos de esta manera. Gracias por tu aporte.