La Negociación dentro de la Función de Compras

Lorena Quidiello es Coordinadora de la Unidad de Gestión Empresarial y del Master MBA Internacional en Administración y Dirección de Empresas de Bureau Veritas Centro Universitario.

Existen multitud de definiciones que se pueden asociar a la palabra “negociar”, aunque ese no es el fin de este artículo que he decidido escribir. En el mismo me quiero aproximar a lo que realmente significa la negociación dentro de la Función de Compras de una organización, y dentro de este contexto, deseo desarrollar en este caso las “negociaciones colaborativas”, que son aquellas que permiten llegar al mejor acuerdo o solución posible para todas las partes.

Si se lleva a cabo una negociación de este tipo, está claro que la relación estará basada en una posición “yo gano – tú ganas”, y no en una negociación competitiva basada en un “yo gano – tú pierdes”, característica en este caso de una compra que se va a realizar una sola vez.

Continuemos pues llevando este término de negociación colaborativa a la función de compras que en este caso he elegido como tema principal del artículo. En términos empresariales la función de compras significa adquirir un cierto bien, materia prima, o servicio a un proveedor, garantizando un precio justo, el aprovisionamiento de las cantidades requeridas en el momento preciso y en las mejores condiciones posibles de calidad, y en su caso unas garantías y un servicio técnico y de post venta adecuado.

En este sentido, los responsables de esta operación, deben saber comunicar a la otra parte, qué ventajas se obtendrían si el acuerdo llega a cerrarse. En el caso de las negociaciones colaborativas, todas las partes deben salir beneficiadas de la negociación.

¿Y cuáles serían algunos de los principios más básicos que ayudarían a alcanzar unos buenos resultados? A continuación cito los que considero más relevantes:

1. Iniciar la negociación manteniendo unas expectativas y objetivos altos.
2. Contar con otras opciones o alternativas que beneficien a ambas partes, en el caso de que la primera propuesta no sea aceptada. La existencia de alternativas siempre facilita el encuentro del acuerdo. De esta forma, se ha de ser flexible.
3. Utilizar criterios objetivos y razonables y separar el qué del quién. El objeto de la negociación es el factor fundamental, no las propias personas.
4. Tras el acuerdo, se ha de generar un nuevo valor que en un inicio no existía.
5. Centrarse en satisfacer básicamente las necesidades y los intereses objetos de la negociación. El establecer una buena comunicación es esencial para cumplir con los intereses de todas las partes.
6. Conocer cuál es el alcance verdadero y las necesidades de la parte opuesta.
7. Saber gestionar la información que se intercambia en todo momento, y principalmente el tiempo del que se dispone, con el objetivo de que los costes no se incrementen. Las negociaciones eficientes son aquellas que se realizan de una forma rápida.
8. Obtener un buen resultado que sirva como base para firmar futuros contratos o acuerdos, sin olvidar que cada proceso de negociación es único. Las negociaciones colaborativas se caracterizan por ser duraderas en el tiempo, por lo que todo lo que se haga en el primer encuentro tendrá una profunda influencia en la próxima negociación.
9. Evitar el enfrentamiento directo. Seguro que se puede aprender mucho de la otra parte, por lo que se debe ser empático y cuidar en todo momento los factores emocionales.